Penyimpanan Dokumen

Penyimpanan dokumen yang efisien akan memudahkan pencarian saat dibutuhan.
Seberapa banyak dokumen berbentuk kertas yang digunakan manusia? Word Resources Institute mencatat, penggunaan komputer diperkirakan menghasilkan 115 miliar kertas setiap tahun yang dipenuhi produksi kertas sebanyak 300 juta ton setiap tahunnya. Itu artinya penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas terus dilakukan dengan meneruskannya, memindai {scan), atau membuangnya.
Nah, kesulitan yang kerap mengemuka adalah jika dokumen tersebut harus dilakukan penyimpanan yang baik dengan teknik pendokumentasian, termasuk pengetahuan sistem penyimpanan dokumen (filing system) dan beberapa prosedur efektif yang diperlukan. Dan sejumlah produk dari Datascrip seperti filing cabinet, datatray, atau cardex untuk menata dokumen lebih baik lagi.Berikut adalah cara singkat dan tepat mengorganisasi dokumen, diantaranya:
1. Gunakan label kategori utama pada map atau folder dan hn nging folder dan tempatkan map-map subkategori ke dalamnya. Posisikan label-label agar mudah dilihat.
2. Batasi jumlah dokumen hingga empat atau lima map dalam hanging folder sesuai dengan ketebalan map. Pisahkan dokumen dalam dua map jika jumlahnya melebihi 30 lembar dalam satu mapnya.
3. Buat penempatan dokumen secara sistematis dengan meletakkan dokumen terbaru pada sisi terdepan dalam map. Penggunaan staples disarankan.
4. Gunakan label berwarna pada map dan hanging folder untuk membedakan kategori, termasuk warna map dan hanging folder. Contohnya warna hijau untuk dokumen keuangan, merah (proyek terkini), dan biru (pemasaran).
5. Gunakan map atau folder dengan identifikasi seperti map 1/3 cut dengan lokasi label di kiri, tengah, dan kanan dalam sebuah hanging folder agar la-bel mudah terlihat. Hindari penggunaan map straight cut yang akan menyulitkan dalam pencarian.
6. Arsipkan dokumen secara sistematis seperti alfabet (data pelanggan), kategori, atau penomoran (tanggal, nomor invoice, dan sebagainya). Tempatkan dokumen dalam kategori yang sering digunakan di posisi depan laci filing cabinet.
7. Berikan ruang gerak setidaknya 2 cm dari hanging folder terluar ke sisi dalam laci filing cabinet untuk memudahkan bergeser ke depan dan ke belakang. Sisa ruang akan memudahkan mengambil dan menukar dokumen.
8. Pisahkan dokumen berdasarkan frekuensi penggunaannya. Dokumen yang sering digunakan sebaiknya diletakkan dalam datatray di meja atau yang mudah dijangkau. Untuk dokumen yang tidak terlalu sering digunakan bisa diarsipkan di filing cabinet dan untuk dokumen yang jarang sekali digunakan bisa disimpan di dalam boks yang diberi Label tahun dan keterangan isi, sertadiletakkan di kompartemen dokumen yang terpisah.
9. Gunakan label pada laci filing cabinet dengan kata kunci yang menggambarkan isi dokumen, termasuk label pada hanging folder dan map dokumen.
10.Sesuaikan jenis dan ukuran arsip atau dokumen dengan produk penyimpanan yang tepat. Untuk dokumen contoh dengan maksimum ukuran 20 x 15 cm2 bisa menggunakan Cardex Datascrip untuk penyimpanan yang lebih siste-mastis dan efisien. Percepatan teknologi memang memungkinkan penyimpanan dokumen secara elektronik, namun tak secara signifikan memperlihatkan perubahannya. Dengan sistem penyimpanan dokumen yang efisien, menyortir dokumen, dan pengaturan lokasi dokumen, akan sangat membantu saat dibutuhkan. Manfaatkan sistem penyimpanan dokumen dari Datascrip yang akan memberikan nilai tambah dari sisi efektifitas, dura-bilitas, dan keamanan dokumen Anda.